V podjetju ste ravnokar uspešno izpeljali tako iskanje novega sodelavca kot tudi izbiro najprimernejšega med kandidati. Toda šele ob zaposlitvi novega sodelavca nastopi pravi začetek.
In kakšno vlogo pri tem lahko odigra delodajalec?
Začetno usmerjanje novo zaposlenih oseb je eno najbolj zanemarjenih področij v večini delovnih organizacij. Novo zaposlene osebe so namreč večinoma prepuščene same sebi in morajo v bazenu povsem novih zaposlitvenih zadolžitev splavati same kakor vejo in znajo. Kakšen je rezultat tega? Običajno neproduktivnost, zmedenost in velikokrat tudi nezadovoljstvo, zaradi česar novo zaposleni podjetje najverjetneje tudi hitreje zapustijo. Da pa bi preprečili izgubo (dobrih) kadrov, je ključnega pomena začetno usmerjanje (in uvajanje) novo zaposlenih.
Zakaj je začetna orientacija novo zaposlenih pomembna?
Ljudje so lahko bolj ali manj spretni na področju medosebnega komuniciranja in se hitreje ali počasneje prilagajajo na nove situacije. Ne glede na to, kolikšno mero spretnosti, samozavesti in predhodnih izkušenj premore vaš novo zaposleni posameznik, je pomembno, da vnaprej načrtujete in skrbno izpeljete začetno usmerjanje zanj. Eden izmed najpogostejših vzrokov odhoda zaposlenih iz podjetja je namreč prav občutek nesprejetosti in dezorientiranosti na začetku zaposlitve. Dober orientacijski program bo torej pripomogel ne le k zadržanju (dobrih) kadrov, temveč bo tudi bistveno prispeval k njihovi produktivnosti in občutenju pripadnosti organizaciji, kar pa zelo pozitivno učinkuje na celostno (pozitivno) organizacijsko klimo v podjetju in tudi vašo zunanjo podobo kot bolj ali manj privlačnega delodajalca.
Čemu je namenjena začetna orientacija novo zaposlenih?
Delodajalci se morajo zavedati dejstva, da začetno usmerjanje ni le prijazna gesta do novo zaposlenega, ampak je pomemben element gradnje pozitivne organizacijske kulture, ki podjetju prinaša številne koristi. Nekaj ključnih ciljev začetne orientacije je:
- Zmanjšanje anksioznosti: vsak novo zaposleni, ne glede na svoje osebnostne značilnosti in razvitost medosebnih spretnosti, bo na začetku svoje nove zaposlitve čutil določeno mero tesnobnosti. Primerna začetna orientacija jo lahko bistveno zniža, s tem da novo zaposleni osebi nudi smernice in ključne informacije o funkcioniranju življenja v podjetju. Novo zaposlenemu tako ne bo potrebno ugibati in delati začetnih napak, ki bi bile posledica slabe informiranosti.
- Zmanjšanje začetnih stroškov podjetja: primerno začetno usmerjanje pomaga zaposlenim hitreje splavati in ujeti delovni ritem v organizaciji, kar močno zmanjša stroške podjetja, povezane z začetnim učenjem in s privajanjem na delo.
- Zmanjšanje možnosti hitrega odhoda novo zaposlenega iz podjetja: hitra zapustitev podjetja s strani novo zaposlenega je največkrat posledica nezadovoljstva, ki izvira iz občutenja nezaželenosti in nesprejetosti pri sodelavcih, neustreznega vrednotenja njegovih kompetenc, ali če novo zaposleni nima ustreznih možnosti, da bi svoje delovne naloge lahko uspešno opravil. Začetno usmerjanje pa novemu sodelavcu pokaže, da je zaželen in cenjen.
- Prihranek časa supervizorjev in mentorjev: preprosto povedano – boljša ko je začetna orientacija, manjša je verjetnost, da bodo mentorji in sodelavci porabili veliko časa z učenjem in uvajanjem novo zaposlenega.
- Razvijanje realističnih pričakovanj in pozitivnega odnosa do dela: Pomembno je, da novo zaposlena oseba čim prej spozna, kaj točno se od nje pričakuje in kaj lahko ona pričakuje od drugih zaposlenih. Novo zaposleni mora čim prej ujeti 'utrip' podjetja in oblikovati realne predstave o funkcioniranju organizacije. Glavni razlog, da je večina začetnih usmerjanj (če jih podjetje sploh izvaja) neuspešnih, je namreč prav ta, da novo zaposlena oseba zaradi nejasnosti in nenatančnosti začetne orientacije ne ve, kaj točno se v kontekstu delovnih odgovornosti od nje pričakuje.
Poleg mentorstva, ki posameznika zelo kvalitetno uvaja v izvajanje novih delovnih nalog, pa je takoj na začetku zaposlitve potrebno izvesti še nekatera druga ključna dejanja:
- Izrazite dobrodošlico. Na začetku mora novo zaposleni imeti občutek, da je v svojem novem delovnem okolju sprejet in zaželen. Dobrodošlico mu lahko izkažete že pred prvim delovnim dnem s tem, da mu pošljete elektronsko sporočilo, v katerem še enkrat izrazite svoje veselje nad njegovim prihodom in mu hkrati navedete zanj pomembne informacije za prvi delovni dan (npr. ob kateri uri naj pride na delo, na koga naj se najprej obrne, katere dejavnosti in obveznosti so predvidene za prvi dan ipd.). S tem, ko ponudite nekaj začetnih informacij vnaprej, izboljšate možnosti za resnično dober začetek delovnega razmerja.
- Predstavite novega sodelavca ostalim zaposlenim. Še posebej pri predstavljanju ne izpustite vseh sodelavcev, s katerimi bo novo zaposleni pogosto sodeloval. Novi sodelavec si vseh predstavljenih oseb takoj na začetku najverjetneje ne bo zapomnil. Vendar je enako, če ne še pomembnejše, da ostali zaposleni spoznajo novo osebo. S tem bodo seznanjeni z dejstvom, da je v delovni organizaciji prisotna nova oseba. Ob predstavitvi nikakor ne smete vsem že zaposlenim pozabiti povedati, na katerem delovnem mestu bo novo zaposleni deloval.
- Razkažite novo delovno okolje. Novo osebo peljite po prostorih podjetja. Razkažite ji vse pomembne prostore: pokažite ji, kje so pisarne vseh, s katerimi bo pogosto sodelovala, kje je prostor za malico, kje je toaleta, kje se pije jutranja kava (če je seveda to vsakodnevna navada v vašem podjetju in če imate za to predviden poseben prostor) itd. Novi osebi razkažite celotno delovno okolje in ji razložite, kje lahko dobi karkoli, kar pri svojem delu potrebuje (kje se npr. nahajajo prostori podpornih služb, kje in pri kom se naroči pisarniški material ipd.).
- Načrtujte sestanke z vsemi vpletenimi. Skličite kratek sestanek (ali več sestankov) z vsemi osebami, s katerimi bo novo zaposleni pogosto sodeloval. Vsem drugim dajte v času sestankov, ki ste jih sklicali zaradi novo zaposlenega, jasno vedeti, da naj vas ne motijo. Novo zaposleni naj dobi občutek, da je v trenutku vpeljevanja v novo delovno okolje vaša pozornost usmerjena zgolj nanj.
- Razložite pravila v podjetju. Že na začetku morate jasno razložiti vsa 'pravila', ki veljajo v podjetju. Tako npr. novo zaposlenemu pojasnite, od kdaj do kdaj traja delovnik, ali je urnik fleksibilen, kateri dan v mesecu je izplačilo dohodka, koliko časa traja uvajanje novo zaposlenega, kakšen je sistem nagrajevanja v podjetju, katerih ugodnosti so deležni zaposleni (npr. brezplačna vadba, ki se je lahko poslužujejo zaposleni), kako je z nadomeščanjem v času dopustov itd. Novo zaposlenega čim bolj informirajte o celotnem delovanju podjetja.
- Pripravite delovno okolje. Prvi delovni dan morate imeti za novega sodelavca pripravljen ves material, ki ga bo potreboval pri svojem delu. V pripravo vseh pomembnih delovnih materialov so vključena vsa gradiva (tiskovine, posnetki ipd.), miza, predalniki, pisarniški materiali, ki jih bo novi sodelavec potreboval; seveda je samoumevno, da naj bo pripravljen tudi računalnik (v kolikor je potreben za opravljanje delovnih nalog novega zaposlenega), ne nazadnje ne smejo manjkati tudi ključi (ali kartice), ki vodijo do prostorov, v katerih se bo novo zaposleni gibal. Poskrbite, da bo novinec v podjetju že na začetku lahko delal optimalno.
- Začetni 'razgovor'. Novo zaposlenemu razložite, kako se lotevate stvari v vaši organizaciji. Začetni pogovor ob prihodu novega sodelavca je najboljša priložnost, da že takoj na začetku nedvoumno poudarite vizijo podjetja: "Mi delamo to tako, da ...", "Verjamemo, da so naše stranke ...", "Pri nas ni nič pomembnejše kot ...". Pri tem lahko jasno izrazite, kakšen odnos želite, da imajo vaši zaposleni do dela in do organizacije. Vse to seveda razložite kar se da pozitivno in poudarite le tiste stvari, ki so najpomembnejše.
- Dajte vprašanjem priložnost! Ob začetnem usmerjanju novo zaposlene osebe in še kar nekaj časa (nekaj mesecev) dela na novem delovnem mestu morate novi osebi dati možnost, da sprašuje čim več. In da bo na voljo oseba, ki mu bo nudila odgovore na vsa morebitna vprašanja. Najelegantnejša rešitev za to je mentorstvo.
In česa na začetku naj ne bi počeli?
Vsako podjetje si želi novo zaposleno osebo obdržati v podjetju (razen če se njena (ne)kompetentnost ne izkaže za nekaj povsem drugega, kot je kazalo prvotno, pred zaposlitvijo), saj iskanje drugega kandidata terja čas, energijo in še dodatne stroške za podjetje. Tega si pa podjetje ne želi, saj od svoje (prvotne) investicije pričakuje tudi nekaj 'povračila'. Kljub temu. da vtis prvega dne (oz. kar nekaj prvih tednov) pomembno vpliva na vrednotenje podjetja pri novem članu in njegovo občutenje pripadnosti organizaciji ter na zadovoljstvo v njej, pa se veliko delovnih organizacij na začetku ne potrudi, da bi na primeren (in prijeten) način sprejelo novega sodelavca.
Spodaj je naštetih le nekaj napak, ki se jih ob nastopu novega sodelavca na delovnem mestu poskušajte vsekakor izogibati:
- Novincu v delovni organizaciji ne prepustite, da se popolnoma samostojno (pa čeprav bi z veliko mero iznajdljivosti dokazal upravičenost vaše odločitve za njegovo zaposlitev) znajde v toku različnih delovnih odgovornosti ter sam odkriva principe delovanja organizacije po metodi poskusov in napak – slednje bodo v tem primeru najverjetneje prevladovale.
- Ne dopustite, da bi se moral novi sodelavec sam razgledovati po svojem novem delovnem okolju ali še huje, da bi se moral sam predstavljati svojim novim sodelavcem, ker si zanj nobeden od za to odgovornih ne vzame časa. Predstavljanje je vaša naloga. Vodstvo (oz. tesni bodoči sodelavci novega zaposlenega) so tisti, ki morajo poskrbeti za predstavitev nove osebe: kdo je in zakaj je v podjetju.
- Nikar na začetku ne prelomite obljub in dogovorov, ki ste jih z novozaposlenim sklenili pred njegovim prihodom v podjetje. Karkoli ste se dogovorili, mora držati, sicer bosta razočaranje in možnost hitre zapustitve vaše organizacije velika.
- Na začetku novemu sodelavcu ne naložite delovnih obveznosti, ki nikakor niso povezane z opisom osrednjih nalog na njegovem delovnem mestu, zgolj zato, ker pač zanj nimate časa. Vzemite si čas in že predhodno razmislite, s čim boste novo osebo prve dni zaposlili.
- Ne posedite novega zaposlenega v isto pisarno z nekom, ki v delovni organizaciji slovi po največjem negativizmu in pesimizmu. Ne zadušite že takoj na začetku tako značilnega začetniškega entuziazma, pustite mu, da vztraja čim dlje.
- Ne načrtujte nastopa delovnega razmerja ravno v času, ko bo predvideni mentor oz. oseba, ki bo novega sodelavca uvajala, odsotna.
Kako dolgo naj začetna orientacija traja?
To je odvisno od vas in od vaše delovne organizacije. Najverjetneje boste za izčrpno začetno usmerjanje porabili vsaj eno uro svojega časa. To bo ura ali več časa, ki ga boste namenili novemu sodelavcu in z njim razjasnili pomembna dejstva o delovanju organizacije ter vse morebitne nejasnosti, ki se porajajo pri vsakem novincu. S tem se boste zelo uspešno izognili morebitnim neželenim nesporazumom v prihodnje, ki pa bi za svoje odpravljanje utegnili terjati občutno več časa kot zgolj eno uro. Ura ali več časa, ki jo namenite novemu sodelavcu v organizaciji, je vsekakor zelo pomembna naložba za prihodnost in zato zelo dobro izkoriščen čas.
